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最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術/泉正人/ディスカヴァー21/

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術
(2008/03/03)
泉 正人

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◆「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」

☆工場のラインをつくるイメージ。このシステムができれば、会社が安定するし、仕事が手離れする。フランチャイズ展開だって、簡単にできる。何より、「有能な人材」を必要としないのがいい。フローチャート・チェックシート・習慣・フレームワーク・タスクリストなど。

◆「作業系」の仕事にこそ「仕組み」づくりが有効です。(中略)「作業系」の仕事を「仕組み化」することで捻出した時間を、「考える系」の仕事にあてるのです。

☆いつもやってるはずのことなのに、手順に迷うことがある。人によって、やり方が違ってたり。やる人によって、出来栄えが違っていたり。「作業系」だけじゃなく、「考える系」の仕事にも、ある種のステップがあると思う。それも仕組み化しておけば、さらに考えることに集中できそうだ。

◆他の人でも同じように再現できる「作業系」の仕事はできるかぎり人にまかせて、そのぶん自分は新しいレシピを考えたり、お客様に喜んでもらうために何ができるかを思案するなど「考える系」の仕事に時間を割くようにします。

☆本当に自分にしかできないこと。重要なポイントに、意識を集中する。自動でできることは自動でする。他人に任せる。アウトソーシングする。監督責任だけはしっかりとる。

◆「考えなくてもいいこと」にわざわざ頭を使う必要はないのです。

☆記憶なんて特にそう。単純作業もそう。たまにマシンになることがある。ただただ作業を進める。見ればわかるのなら、その都度見ればいい。必要なものなら、何度か見てるうちに勝手に覚えてしまうものだ。

◆社内文書の提出先を一覧表にして、さらに提出の流れをチェックシート形式にまとめておけば、次からはいちいち頭をはたらかせることなしに、流れ作業として書類を提出できるようになります。

☆チェックシート一枚。このちょっとした手間を惜しむから、忙しくもないのにバタつく。同じ作業なのに、毎日違うことをしたり。前したことを思い出すことに時間を使ったり。いったん形を決めて、チェックシートにして、定期的に改善すればいい。

◆部下のスキルが特に高かったり、器用だったりしなくても、それに従って身体を動かすだけでしっかり結果が出せるような「仕組み」づくりです。

☆今は人材が流動的だし、能力の高い人が、早々に来るわけでもない。「人」に頼った仕組みは不安定。その人がいなくなったら、途端に仕組みがまわらなくなる。有効な仕組みをいくつつくるか。マネージャーの仕事は、これだけでいいのかもしれない。

◆チームや会社がうまくいっていないと感じたら、特定の要素や誰か個人のせいにする前に、まず「仕組み」を見直してみることをお勧めします。そうすれば、たいていは原因が見つかるものです。

☆システム思考。原因と結果の法則に基づいて、ものごとは循環している。流れが良くないときって、どこかがつまってる。いわゆる悪循環。仕組みをつくっている個々の要素を検討すれば、原因はきっと見つかる。

◆「意志の力」は意外と不確かなものです。(中略)「仕組み」のとおりにやっていたら、「気がついたら、いつのまにか続けていた」……そんな「仕組み」を考えてみましょう。

☆「がんばる」ってことは、普通の状態じゃない。無理してるってことだ。無理は長続きしない。無理してるかぎり、自分の身についたものじゃない。仕組みが習慣になれば、無意識でも、勝手に動く。単調なステップを繰り返す。これが一番簡単だ。ただし、「単調なステップ」は真剣に作らなければならない。

◆「意志」はそのときの体調や気分にも左右されますし、ストイックで意志の強い人もいれば、気分にムラがある人だっています。「意志の力」にはどうしてもぶれがあるのです。仕事に「仕組み」をつくろうと思ったら、「意思の力」を前提に考えないこと。「意思の力」ではなく、「仕組みの力」で自分を動かすのです。

☆誰でもわかる、実行可能なステップを組むこと。自然に、目標に到達するようなステップを組むこと。レシピがわかれば、同じような料理がつくれる。結果にブレがなくなる。人を採用するときにも、どんなレベルが必要か、具体的になる。

◆「仕組み」ができれば、仕事をするたびに強い意志をふりしぼらなくても、当たり前のことを当たり前にやっていれば、自動的に結果がついてくるようになります。

☆お金がたまる仕組み。やせる仕組み。アイデアが湧き出る仕組み。目標に向けた正しい仕組みであれば、考えずにチェックをこなしていくだけで、まっすぐ目標に向かっていることになる。目標を見失おうが、ちょっと横道にそれようが、目標に到達することになる。

◆私たちが仕事をしているとき、途中でつい手が止まってしまうのは、たいていこのように迷いや飽きなどの余計な考えが仕事のブレーキを踏んでいるからです。

☆飽きないくらいの時間。集中力が持続できる時間。10分とか15分くらい。時間がかかる仕事は、これくらいの時間まで、タスクを分解する。ほんの10分ほど、目の前に仕事に集中する。まとまった時間を作り出すんじゃなくて、作業を細分化して、毎日継続する。これを繰り返せば、時間当たりの濃度が、ウンと濃くなる。

◆「ここはどうすればいいだろう?」というように、その場での判断に頼るTODOは、極力減らすことがポイントです。判断要素が入ると、そこでどうしても手が止まってしまうからです。

☆判断がいりそうなら、数字で基準を決めておく。「3つまで」とか、「5人から」とか、「7m以内」とか。お客さんが絡むようなときも、方向性とか方針をハッキリさせておくだけで、判断が早くなる。タスクになった時点で、単純明快なゴールを設定しておくこと。判断によって次のステップが変わってしまうようなタスクにしてはいけない。

◆個々の業務から会社全体の動きにかかわるものまで、あらゆる仕事にチェックシートをつくり、そして活用しています。

☆毎日の作業から、月一や年一の頻繁に発生しない作業まで。チェックシートを束ねれば、会社のマニュアルになるような感じ。もちろん、修正点があれば、その都度なおしていく。定期的に改善の時間も設定する。最初の一回は大変かもしれない。無駄な作業に感じるかもしれない。でも、だんだんできてくれば、作業の効率は格段に良くなっているはずだ。

◆何度か実際に使っているうちに、「このTODOは不要だな」「詳細の手順を変えたほうが、より効率的にできる」といった要調整事項が必ず出てきます。そのときに削除や修正が簡単にできなければ、チェックシートもだんだん使われなくなってしまいます。

☆チェックシートを作っても利用しない。チェックシートを見なくてもできるような簡単な仕事だったりもする。でも、ほとんどの理由は、最新版じゃないから。業務の流れが変わっても、チェックシートが修正されていないから。逆に間違ってしまうから。改善作業も、チェックシートの一部にする。

◆「優先順位はどっちが高いかな……」などと判断の余地を入れると、私の場合、仕事の処理スピードはガクッと下がってしまうからです。あくまでも「頭を使わない」のがキモです。(中略)仕事を選択する判断基準は、「重要度」ではなく「処理時間」なのです。

☆優先順位は一番悩むところ。どの仕事から始めるかには、いろんな考え方がありそうだ。目標が細分化されたタスク。これが一番。チェックシートがあるんだから、イベントごとに、やる順番は決まってる。結局、期限の迫ったものを優先するってだけ。タスクに分解する段階で、15分前後で統一しておくと、処理時間で選択することもなくなる。

◆小社では、誰のものであれ、提案は全スタッフにメールで流れるようになっています。そして、それに対して24時間以内に拒否や他の意見がなければ、自動的に「承認」となる-それが「24時間ルール」です。

☆「承認が前提」これいい。せっかく思い切って提案しても、承認されなきゃショックだもんね。「お前はわかってない!」って逆に怒られたりして。「承認前提」のこの考え方でいくと、スピードが速い。24時間という時間の括りもあるんで、「あの件どうなった?」なんてこともなくなる。24時間たてば承認されてるんだから。

◆世の中は、自分がつくった「仕組み」で動くか、他人がつくった「仕組み」で動くか、そのどちらかです。自分でつくらなければ、一生、他人がつくった「仕組み」にコントロールされて生きることになります。

☆人に任せるほうが楽ってこともある。毎回毎回、一から考えたり判断するのって、けっこう大変。だったら、行動を仕組みに委ねると楽になる。その仕組みが自分でつくった、自分の目標に向けたものなら、仕組みに従ってるだけで、目標に到達できる。モチベーションも維持できる。

◆ライフハックは、テクニックの数を増やすことに重きを置いているように感じます。しかし、ただワザを増やせば成果につながるわけではありません。(中略)「仕組み」仕事術が目指しているのは、仕事の骨組みを検討し、最適な方法を組み立てることです。

☆そもそも、目標に向かっていなければ、どんなテクニックも意味がない。○○術は、ぼくも好きだ。でも、そもそも、その作業自体に意味があるかどうかが、最初の問題。なければ、どんな時短技を使っても、時間の無駄だ。

テーマ : 手帳術・時間管理・夢をかなえる!
ジャンル : ビジネス

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Author:ビジネス書データバンク
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個人的に気になる箇所の引用(◆)とそのコメント(☆)で構成。

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